信息系统究竟是一项需要长期不断投入资金的“IT黑洞,还是提升企业利润的“源泉”?
漫步在街头,你会发现大量的自助服务系统,从日常的自助加油系统、自助购票系统、自助结账、自助停车交费系统到24小时自助银行、自助登机系统等。无处在不的信息系统,给人们生活带来了很多的便利。在数字化时代,生活、工作、学习、娱乐都离不开信息系统的支持。据统计,每个美国人每天日常生活所使用的信息系统所依赖的计算机已经超过250台。
大量信息系统使用的同时带来了一个值得我们思考的问题:它是企业的成本中心,还是利润源泉?要回答这个问题,先来看一下信息系统的成本问题。
信息系统的成本可以按成本的发生频率分为一次性成本和经常性成本。一次性成本包括开发和执行系统的初始投资。经常性成本包括在系统周期内反复出现的运行和维护成本。一次性成本的主要包括硬件购置、场地准备、软件购置、系统设计、编程和测试和人员培训费用等。经常性成本指的是运行原有信息系统所需要的日常基础费用,如信息系统的软硬件维护费用、雇员的工资、系统迁移费用等。
对信息化建设较为成熟的企业来说,大部分信息系统的成本主要来源于日常维护,约占信息系统成本总额的80%~90%;而相对较少的资金用于新的信息系统投资或初始化投资。对于目前大部分信息化基础较弱的中小企业,其信息系统投资有很大一部分用于新系统上线和人员的培训。另外,很多大型企业需要保持企业的持续竞争优势,如实施SCM、CRM或BI系统,以提高企业在快速多变的市场环境中的反应能力或提高客户体验。而上线这些信息系统需要建立大型的数据库和添置很多存储设备,因此,他们可能在某个时间段内的信息系统投入也会非常大。
信息系统的一次性成本支出是一个企业变革原有作业模式的重要手段,也是企业提升核心竞争力和提升服务水平的重要措施。对于企业来说,实施信息系统需要考虑的是投入产出问题,也即信息系统的效率问题。信息系统的建设需要投入大量的人财物,因此,很多时候我们将信息系统的建设认为是企业的一项成本。由此,在企业中一般也认为IT部门是企业的成本中心。成本中心往往是没有收入来源,或虽有少量收入但不成为其主要考核内容的部门。从信息系统的建设与维护来看,是一项需要长期不断地投入资金的项目,也有人将其称之为“IT黑洞”,这意味着信息系统的投资是个无底洞,如何回收投资或者评价其效益是企业一直非常关注的问题。
在企业中,还有另外一种部门,我们称之为利润中心,即指既对成本承担责任,又对收入和利润承担责任的企业所属单位。由于利润等于收入减成本和费用,所以利润中心实际上是对利润负责的责任中心。这类责任中心往往处于企业中较高的层次,一般指有产品或劳务生产经营决策权的部门,能通过生产经营决策,对本单位的盈利施加影响,为企业增加经济效益,如分厂、分公司具有独立经营权的各部门等。从利润中心的属性来看,利润中心是企业产生利润的部门。如果我们换一个角度来看,我们会发现信息系统实质上既是成本中心,还是提升企业利润的源泉。
信息系统本身也是一种特殊的信息产品,因此,它的经济效益表现形式与信息产品的效益表现形式基本相同。信息系统的效益涉及经济管理与经济运行的各个层次、各个环节,从操作层、结构化的中层管理到高层的战略管理;从最具体的事务处理到深层次的管理思想、观念和方法都产生着深刻的影响,这种影响带来的效益产生于整个经济系统内的各个层次。
信息系统对经济管理与经济运行活动的支持,通常要通过中间媒介,如优化决策、合理的生产计划、提高管理效率、加速周转等来实现信息系统的效益;或通过服务质量和水平的提高,来体现信息系统的效益。
信息系统通常是逐步建设、成熟和完善的,它在组织中对数据处理、结构化管理、直至战略管理的支持一般是逐步推进的,投入运行后还有一定的维护和纠错、完善的过程,组织内的人员对一个新的信息系统也有一个逐步适应的过程。因此,信息系统的效益一般要经过一段时间才能体现出来,形成一个递进的过程。
信息系统的某些收益是有形的,如新的信息系统以自动化手段代替人工处理信息,从而带来的人工费用的节省等。然而,信息系统的许多收益是难以用货币价值来衡量的,如通过运用信息系统,提高了组织灵活性、反应能力和创新能力,等等。这些效益对一个组织来讲是很重要的,对于一个企业来说,则可能构成更重要的竞争力。
信息系统是由人-机共同构成的复杂系统,它的建设、管理和维护等一系列活动都与人的因素密切相关。因此,信息系统的效益,不仅取决于其技术性能,无形性信息系统的某些收益是有形的,如新的信息系统以自动化手段代替人工处理信息,从而带来的人工费用的节省等。然而,信息系统的许多收益是难以用货币价值来衡量的,如通过运用信息系统,提高了组织灵活性、反应能力和创新能力,等等。这些效益对一个组织来讲是很重要的,对于一个企业来说,则可能构成更重要的竞争力。
综合来看,信息系统担负着信息的收集、加工处理、存储、管理和服务的任务,有效地使用信息系统可以很好地将信息系统从成本中心转变为利润的源泉。
对于企业管理人员来说,从产生利润的角度来分析和使用信息系统,而不仅仅是把信息系统当作企业的成本,将给企业带一片新的天地。
(该文发表于《中国会计报》2012-3-2,发表时略有删节)
1. 中国会计报:http://www.zgkjb.com/epaper/uniflows/06/20120302/06_33.htm
2. 凤凰网转载:http://finance.ifeng.com/stock/roll/20120302/5694561.shtml